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Los 10 mejores gestores de tareas para Mac y iOS con sincronización

El mundo del Get Things Done está de moda. En los últimos meses no paramos de ver nuevas aplicaciones de gestión de tareas, ya sean orientadas a un uso individual o en equipo. De repente, nos encontramos con que la sincronización es muy importante en este tipo de software, porque nos permite trabajar desde cualquier dispositivo y en cualquier momento, sin miedo a perder nada ni a tener las cosas desorganizadas.

Tanta es la actividad que creo que es interesante hacer una selección personal de las que yo creo que son ahora mismo las mejores 10 aplicaciones y servicios web de gestión de tareas que pueden usarse tanto en el ordenador como en dispositivos móviles de forma sincronizada entre ellos.

La selección está enfocada para usuarios de Mac/iOS pero muchas de ellas están también disponibles para otros sistemas y dispositivos, o directamente tienen versiones web para poder trabajar desde cualquier navegador moderno.

Vamos allá.

1. Orchestra

Orchestra es una aplicación web de gestión de tareas que levanta pasiones. Tiene algo especial, es diferente. Va directa al grano. Y tiene aplicación para iPhone.

Orchestra

Su interfaz de usuario está pensada para ser lo más sencilla posible: pocas opciones, muchos espacios, tamaños grandes… y una limitación de 100 caracteres para definir las tareas.

No tiene una aplicación nativa para Mac, en el ordenador funciona desde el navegador web.

  • Plataforma: web y iPhone.
  • Gestión de usuarios y colaboradores: sí.
  • Permite subir ficheros adjuntos: sí. Muy simple pero funcional.
  • Listas de tareas o proyectos: sí. Muy simple pero funcional.
  • Tareas periódicas: no.
  • Marcar fechas de realización: sí.
  • Prioridades para las tareas: no. Pero puedes marcar tareas como favoritas para prestarles más atención.
  • Calendario de hitos y metas: no.
  • Páginas de contenido libre: no.
  • Integración con correo electrónico: sí. Avisos, conversaciones con usuarios y crear nuevas tareas.
  • Envío de informes diarios por e-mail: no.
  • Precio: gratuita.

Bola extra: la aplicación para iOS tiene un sistema de reconocimiento de voz para crear tareas más rápidamente, aunque de momento sólo entiende el inglés. La versión iPhone de Orchestra fue incluída en el recopilatorio Apple Rewind 2011.

Enlaces:

2. Asana

Asana es uno de mis últimos descubrimientos, una aplicación de GTD enfocada en la rapidez y la productividad. Si te gusta hacer las cosas rápido y eres amante de los atajos de teclado, Asana te va a encantar. No es especialmente bonita visualmente, pero puedes hacer prácticamente todo con combinaciones de teclas y en un tiempo récord.

Asana

No tiene aplicación nativa para Mac, funciona a través del navegador web. En iOS hay una app nativa, aunque realmente ahora mismo es solamente una ventana a la aplicación web. Por tanto, no tiene una sincronización como tal, sino que trabajas siempre sobre la misma aplicación, en cualquier dispositivo.

  • Plataforma: web y iOS.
  • Gestión de usuarios y colaboradores: sí.
  • Permite subir ficheros adjuntos: sí. Muy simple pero funcional.
  • Listas de tareas o proyectos: sí. Además añade entornos de trabajo para agrupar diferentes proyectos.
  • Tareas periódicas: sí.
  • Marcar fechas de realización: sí.
  • Prioridades para las tareas: sí. No se pueden personalizar.
  • Calendario de hitos y metas: no.
  • Páginas de contenido libre: no.
  • Integración con correo electrónico: sí. Conversaciones en las tareas y crear nuevas a través del e-mail.
  • Envío de informes diarios por e-mail: sí, puede activarse el envío de un e-mail diario con el sumario de tareas pendientes.
  • Precio: gratuita.

Bola extra: la colaboración entre usuarios dentro de la aplicación es en tiempo real. Puedes ver en directo lo que están haciendo otros usuarios.

Enlaces:

3. Wunderkit

De los creadores de Wunderlist, el archiconocido gestor de tareas multiplataforma, hace unas semanas llegó su nuevo proyecto: Wunderkit. Se trata de una aplicación web que añade a Wunderlist funcionalidades de gestión de proyectos.

Wunderkit

Con un diseño gráfico exquisito, Wunderkit es un completo gestor de tareas, notas y usuarios pensado para centralizar en un solo sitio toda la actividad de un proyecto. Parece raro, pero todavía no tiene gestión de archivos adjuntos.

  • Plataforma: web, Mac y iOS.
  • Gestión de usuarios y colaboradores: sí.
  • Permite subir ficheros adjuntos: no. Dicen que se implementará próximamente.
  • Listas de tareas o proyectos: sí. Organización por proyectos y listas de tareas dentro de cada uno.
  • Tareas periódicas: sí.
  • Marcar fechas de realización: sí.
  • Prioridades para las tareas: sí. No se pueden personalizar.
  • Calendario de hitos y metas: no.
  • Páginas de contenido libre: sí.
  • Integración con correo electrónico: sí. Notificaciones, conversaciones en las tareas y crear nuevas a través del e-mail.
  • Envío de informes diarios por e-mail: no.

  • Precio: plan gratuito (completamente funcional) y plan Pro por 4.99$ al mes.

Bola extra: las notificaciones pueden configurarse para que se realicen por e-mail o push. También pueden crearse espacios de trabajo públicos para que cualquier usuario externo pueda colaborar.

Enlaces:

  • Página oficial: Wunderkit.
  • Apple App Stores: Wunderlist para Mac y para iOS.

4. Flow

Flow es una aplicación web de gestión de tareas y trabajo en equipo con un diseño espectacular. La aplicación nativa para iPhone está súper bien hecha y los usuarios ya preguntan cuándo llegará la versión para iPad.

Flow App

Permite colaborar a todos los miembros de un equipo creando proyectos y listas de cosas pendientes, organizando las tareas mediante etiquetas, notificaciones entre ellos, conversaciones, ficheros adjuntos… Una herramienta muy bien construída y muy cómoda de usar.

El único “pero” que se le puede poner es que es un poquito cara comparándola con otras alternativas. Pero si la pruebas, te lo plantearás seriamente.

  • Plataforma: web, Mac y iOS.
  • Gestión de usuarios y colaboradores: sí.
  • Permite subir ficheros adjuntos: sí.
  • Listas de tareas o proyectos: sí.
  • Tareas periódicas: sí. Puedes marcar las importantes con banderitas y también con las etiquetas es fácil crear prioridades personalizadas.
  • Marcar fechas de realización: sí.
  • Prioridades para las tareas: sí.
  • Calendario de hitos y metas: sí. Incluso con un feed para agregarlo a tu gestor de calendarios habitual (iCal, Google Calendar, etc).
  • Páginas de contenido libre: no.
  • Integración con correo electrónico: sí. Conversaciones en las tareas y crear nuevas a través del e-mail.
  • Envío de informes diarios por e-mail: sí, muy configurable (puede elegirse si diario o semanal, la hora del envío y los días que se desea recibirlo).
  • Precio: 9.99$ mensuales, con dos semanas de prueba gratuita y descuentos si contratas varios usuarios. La versión iPhone es gratuita.

Bola extra: Flow también tiene una aplicación gratuita para Mac que se integra en la barra principal del sistema para poder crear tareas, adjuntar ficheros y recibir notificaciones. Además, permite descargar un respaldo de todas tus tareas en varios formatos y un fichero XML con toda la información guardada en tu cuenta, que puede servir de backup o para migrar/integrar con otros sistemas.

Enlaces:

5. Omnifocus

Omnifocus es la aplicación de gestión de tareas creada por The Omni Group, famosos por otras aplicaciones como la espectacular herramienta de prototipado Omnigraffle. No tiene una versión web pero tiene aplicaciones nativas para todos los dispositivos de Apple, que se sincronizan a la perfección entre ellas.

Omnifocus

Es un gestor orientado a un sector profesional, pensado no sólo para organizar tus tareas pendientes sino para trabajar con una metodología seria la planificación y el flujo de trabajo. Permite capturar de forma eficaz cualquier acción a realizar, ideas, archivos, textos, etc. y organizarlos en un sitio común.

  • Plataforma: Mac y iOS.
  • Gestión de usuarios y colaboradores: no.
  • Permite subir ficheros adjuntos: sí.
  • Listas de tareas o proyectos: sí.
  • Tareas periódicas: sí.
  • Marcar fechas de realización: sí.
  • Prioridades para las tareas: sí. Muy personalizable.
  • Calendario no, pero se integra con iCal.
  • Páginas de contenido libre: sí.
  • Integración con correo electrónico: no, pero se integra con Mail App para crear tareas y capturar acciones.
  • Envío de informes diarios por e-mail: no.
  • Precios: Mac: 62,99€, iPhone: 15,99€, iPad: 31,99€.

Bola extra: la versión iPhone está integrada con Siri, el asistente de voz, para poder guardar ideas o tareas fácilmente. La versión para Mac está integrada con Growl para las notificaciones y realiza copias de seguridad periódicamente.

Enlaces:

6. Do

Do (and it’s done) es el sugerente nombre de la aplicación de productividad social desarrollada por Salesforce. La idea es sencilla: poder crear y compartir tareas, notas y proyectos con tus compañeros de equipo sin importar el dispositivo.

Do.com

Do.com es una aplicación web con una interfaz de usuario muy trabajada, con especial hincapié en la sencillez y un componente social y de colaboración de equipo, que también dispone de app para iOS.

  • Plataforma: web y iOS.
  • Gestión de usuarios y colaboradores: sí.
  • Permite subir ficheros adjuntos: sí.
  • Listas de tareas o proyectos: sí. Organización por proyectos y secciones, que son como grupos de tareas.
  • Tareas periódicas: no.
  • Marcar fechas de realización: sí.
  • Prioridades para las tareas: sí. No se pueden personalizar.
  • Calendario de hitos y metas: no.
  • Páginas de contenido libre: sí.
  • Integración con correo electrónico: sí. Notificaciones, conversaciones en las tareas y crear nuevas a través del e-mail.
  • Envío de informes diarios por e-mail: no.
  • Precio: gratuita.

Bola extra: está en pleno desarrollo e integrada con Google Apps. Por ejemplo, para adjuntar documentos de Google Docs.

Enlaces:

7. Teambox

Teambox es en realidad una aplicación online de gestión de proyectos, pero una de las funcionalidades más importantes de la suite es el gestor de tareas. Además, dispone de app para iPhone y iPad sincronizadas con la web.

Teambox 4

La versión actual de Teambox no me gusta mucho, me parece un poco pobre gráficamente y muchas acciones son incómodas de realizar, algunas de ellas relacionadas con la gestión de tareas pendientes. Sin embargo, hace tan sólo unos días se anunciaba que ya está disponible la versión Beta de Teambox 4, una actualización de la aplicación principal con un rediseño completo de la apariencia y unas mejoras bestiales en cuanto a experiencia de usuario. Aunque por ahora, al estar en fase de pruebas, todavía tiene algunos fallos.

De repente Teambox se ha transformado en una herramienta cómoda, sencilla y visualmente muy atractiva, sin perder ninguna funcionalidad de su versión anterior.

  • Plataforma: web y iOS.
  • Gestión de usuarios y colaboradores: sí.
  • Permite subir ficheros adjuntos: sí.
  • Listas de tareas o proyectos: sí. Organización por proyectos y listas de tareas.
  • Tareas periódicas: no.
  • Marcar fechas de realización: sí.
  • Prioridades para las tareas: sí. No se pueden personalizar.
  • Calendario de hitos y metas: sí.
  • Páginas de contenido libre: sí.
  • Integración con correo electrónico: sí. Notificaciones, conversaciones en las tareas y crear nuevas a través del e-mail.
  • Envío de informes diarios por e-mail: sí. Permite elegir la hora del reporte diario.
  • Precio: gratuita.

Bola extra: como está más enfocada en la gestión de proyectos, tiene algunas funcionalidades adicionales de organización del trabajo y el equipo. Además, se ha implementado un servicio para utilizar Teambox también como un sistema de soporte a usuarios y atención al cliente. Lo veremos más tranquilamente en otro artículo.

Enlaces:

  • Página oficial: Teambox y Teambox 4 Beta.
  • Apple App Store: Teambox para iPhone y para iPad.

8. Producteev

Producteev está pegando muy fuerte y se define simplemente como una herramienta de gestión de tareas. Está disponible como aplicación nativa para Mac, Windows, iPhone, Android… todas ellas de forma gratuita.

Producteev

No la he usado mucho, solamente me he creado cuenta para hacer algunas pruebas. Me llama la atención que han desarrollado un sistema para procesar el lenguaje que permite que la aplicación permita realizar muchas acciones desde tu correo electrónico o mensajería instantánea.

  • Plataforma: web, Mac y iOS.
  • Gestión de usuarios y colaboradores: sí.
  • Permite subir ficheros adjuntos: sí. Muy simple pero funcional.
  • Listas de tareas o proyectos: sí. Organización por espacios de trabajo y proyectos.
  • Tareas periódicas: no.
  • Marcar fechas de realización: sí.
  • Prioridades para las tareas: sí. No se pueden personalizar.
  • Calendario de hitos y metas: sí. Vista de cualquier proyecto en formato lista de tareas o en vista de calendario.
  • Páginas de contenido libre: no.
  • Integración con correo electrónico: sí. Notificaciones, conversaciones en las tareas y crear nuevas a través del e-mail.
  • Envío de informes diarios por e-mail: sí, muy configurable (puede elegirse si diario o semanal, la hora del envío y los días que se desea recibirlo).
  • Precio: la versión online es gratuita hasta 2 usuarios por espacio de trabajo. Por 20$ mensuales eliminas esta restricción y tienes 15 días de prueba.

Bola extra: cada tarea tiene su propia URL para poder compartirla con compañeros de trabajo y permite añadir usuarios “observadores”, que solamente reciban notificaciones cuando haya actualizaciones en la misma.

Enlaces:

  • Página oficial: Producteev.
  • Apple App Stores: Producteev para Mac y para iOS.

9. Firetask

Firetask no dispone de aplicación web, pero tiene aplicaciones nativas para Mac, iPhone y iPad. No he probado ninguna de ellas, así que no puedo hacer una valoración personal, aunque tienen muy buena pinta y parece un buen ayudante en la productividad personal y de equipo.

Firetask

  • Plataforma: Mac y iOS.
  • Gestión de usuarios y colaboradores: sí.
  • Permite subir ficheros adjuntos: sí. Muy simple pero funcional.
  • Listas de tareas o proyectos: sí. Organización por espacios de trabajo y proyectos.
  • Tareas periódicas: no.
  • Marcar fechas de realización: sí.
  • Prioridades para las tareas: sí. No se pueden personalizar.
  • Calendario de hitos y metas: sí. Vista de cualquier proyecto en formato lista de tareas o en vista de calendario.
  • Páginas de contenido libre: no.
  • Integración con correo electrónico: sí. Notificaciones, conversaciones en las tareas y crear nuevas a través del e-mail.
  • Envío de informes diarios por e-mail: sí, muy configurable (puede elegirse si diario o semanal, la hora del envío y los días que se desea recibirlo).
  • Precio: Mac: 31,99€, iPhone: 4,99€, iPad: 7,99€.

Enlaces:

10. Things

Esta me la dejo para el final porque tengo un sentimiento bastante extraño, por no decir decepcionado. Things es una de las primeras aplicaciones de gestión de tareas que surgieron para entornos Mac y que también disponían de aplicación para iOS. Pero no se sincronizaban.

Hace ya casi un año, Cultured Code (la empresa desarrolladora de Things) publicó un post explicando que querían implementar la sincronización pero que las opciones para hacerlo eran incompletas o no les gustaban, que iban a implementar su propia manera de hacerlo.

Things Cloud Beta

Unos meses después salió la beta privada de Things Cloud. Y ahora, un año más tarde, sale la beta pública. Se han pegado todo un año para incorporar una nueva funcionalidad y todavía está en beta. Tengo que decir que funciona muy bien, pero me sorprende muchísimo que una aplicación tan enormemente popular y tan cara económicamente se tome semejante cantidad de tiempo para desarrollar una función como esta.

Mientras Things Cloud ha estado en los laureles, ha surgido un vendaval de nuevas aplicaciones y servicios web que hacen esencialmente lo mismo. Muchas de ellas las tienes justo encima, en este mismo artículo.

¿Llegará demasiado tarde?

Enlace:

¿Conoces alguna otra opción que te guste y que funcione en Mac y iOS con sincronización?

La imagen del cohete es de [petrsimcik][42].

[42]: http://petrsimcik.deviantart.com/art/GTD-Rocket-Wallpaper-248181443?q=boost:popular gtd&qo=2

Actualización: más aplicaciones propuestas en los comentarios

TodoDavid propone en los comentarios Todo otro gestor de tareas sencillo y que va directo al grano, con aplicaciones nativas para Mac, iPhone, iPad y una versión web para trabajar desde el navegador. Todas ellas sincronizadas gracias a Appigo Sync. No la he probado pero tiene una pinta estupenda.

Manuel también nos propone usar Toodledo. Yo no la he probado, pero dispone de aplicación web y iOS. Su aspecto parece un poco menos cuidado que otras opciones comentadas anteriormente, pero funcionalmente es un sistema muy completo.