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Blog personal de Guillermo Latorre

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Haciendo time tracking con Evernote y la importancia del seguimiento del tiempo empleado

Explicación del método personal que estoy siguiendo para hacer timetracking, seguimiento de horas de trabajo, utilizando Evernote.

Logotipo de EvernoteExisten enemil aplicaciones y servicios para hacer GTD, llevar un control de las tareas que tienes pendientes de hacer, las ya realizadas, las que han sido delegadas, etc. Y también existen enecientas aplicaciones y servicios para hacer time tracking, seguimiento de las horas que inviertes en cada tarea o proyecto.

El seguimiento del tiempo invertido en el trabajo es algo esencial, sobre todo para los freelancers, pero también para cualquier persona que quiera:

  • Conocer BIEN el tiempo que le cuesta hacer las cosas. Los informáticos tenemos fama de saber medir mal el tiempo. Muy mal.
  • Por conocer bien los tiempos invertidos, poder rectificar en las tareas y en el tiempo disponible para las siguientes. Priorizar.
  • Presupuestar con una mayor exactitud, con un mayor conocimiento de causa. La vas a cagar igual, pero por lo menos tendrás algo sobre lo que basarte para modificar y repensar para la siguiente vez.

Como el GTD, el time tracking se hace bastante pesado en el día a día. Todos empezamos con muy buenas intenciones, buscando nuestras herramientas perfectas y usándolas con eficacia. Pero por alguna razón la rutina no suele dejarse ser alterada tan fácilmente para incorporarle tareas de gestión personal, así que nos vamos olvidando del tema poco a poco.

El seguimiento del tiempo puede separarse en dos partes que hay que ejecutar constantemente, cada vez que se esté trabajando en algo que se quiera medir:

  1. Medir el tiempo. Poner un cronómetro, un temporizador, fijarnos en la hora que es, planificar unos pomodoros… lo que sea. Pero al terminar la tarea debemos poder decir: “he trabajado una hora y 14 minutos en esta movida”.
  2. Registrar el tiempo empleado en la tarea. Revisar si está completa y modificarla en caso de necesitar dividirla en otra(s) nueva.

Y hay una tercera acción, igual de esencial que las dos anteriores:

  • Poder extraer, cada cierto tiempo, el número de horas trabajadas en cada proyecto/tarea. Ya sea mensualmente para hacer una factura al cliente, diariamente para apuntarlo en el registro de horas de nuestra empresa… para lo que sea.

Yo he probado varios sistemas y servicios. Me gustan más las aplicaciones online, como Harvest o Freckle, pero siempre he desistido al no terminar de incorporarlas en mi día a día. Me encontré con que se me olvidaba registrar algunas horas, o que no me permitía sacar los datos de una forma apropiada, o que…

Ahora estoy bastante contento con el sistema de que estoy usando, así que quería compartirlo por si puede ayudarle a otras personas. Intento hacerlo lo más simple que puedo, un sistema completamente personal y que sólo me exija lo absolutamente esencial. Nada más.

Mi método de time tracking: Evernote + plantilla de tabla en HTML + Numbers

Time tracking con Evernote

Una aplicación que tengo muy incorporada en el día a día es Evernote. Como lo uso para un montón de cosas (documentación de proyectos, papeleo personal y de casa, archivador de documentos…) gustosamente lo tengo siempre abierto y lo consulto con mucha frecuencia.

En Evernote, tengo una Libreta creada llamada “Time Tracking”. En ella, creo una nueva nota cada mes con  la etiqueta “timetracking“ y siempre las titulo “Octubre, 2012”, “Noviembre, 2012”, etc.

El problema es que yo lo que quiero es tener una tabla para cada proyecto en el que estoy trabajando, con varias columnas:

  • Fecha de la intervención.
  • Número de horas invertidas.
  • Descripción de la tarea realizada.
  • Un campo para saber si está facturado o no al cliente.

Las tablas de Evernote son demasiado básicas. Y feas. Sin embargo, el editor de Evernote es cojonudamente bueno para importar contenidos HTML cuando los copias y pegas. Así que… ¿por qué no hacer mi tabla en HTML y después copiarla y pegarla?

Pues eso hice, me creé mi tabla HTML tal y como yo quería:

<table style="width: 800px; font-family: Arial; vertical-align: middle; text-align: center; border-bottom: 1px solid grey;" border="0" cellspacing="0" cellpadding="7">
    <tbody>
        <tr>
            <th style="background-color: #555; color: #fff; text-align: center; font-weight: bold; font-size: 1.1em; width: 120px; text-transform: uppercase;">Facturado</th>
            <th style="background-color: #555; color: #fff; text-align: center; font-weight: bold; font-size: 1.1em; width: 120px; text-transform: uppercase;">Fecha</th>
            <th style="background-color: #555; color: #fff; text-align: center; font-weight: bold; font-size: 1.1em; width: 80px; text-transform: uppercase;">Horas</th>
            <th style="background-color: #555; color: #fff; text-align: center; font-weight: bold; font-size: 1.1em; text-transform: uppercase;">Tarea realizada</th>
        </tr>
        <tr>
            <td style="background-color: #fafdf0; border-width: 1px; border-style: inset; border-color: gray; border-bottom: none;"></td>
            <td style="border-width: 1px; border-style: inset; border-color: gray; border-left: none; border-bottom: none;">13/11/12</td>
            <td style="border-width: 1px; border-style: inset; border-color: gray; border-left: none; border-bottom: none; background-color: #eafffb; font-weight: bold;"></td>
            <td style="border-width: 1px; border-style: inset; border-color: gray; border-left: none; border-bottom: none; text-align: left;"></td>
        </tr>
        <tr>
            <td style="background-color: #fafdf0; border-width: 1px; border-style: inset; border-color: gray; border-bottom: none;"></td>
            <td style="border-width: 1px; border-style: inset; border-color: gray; border-left: none; border-bottom: none;">13/11/12</td>
            <td style="border-width: 1px; border-style: inset; border-color: gray; border-left: none; border-bottom: none; background-color: #eafffb; font-weight: bold;"></td>
            <td style="border-width: 1px; border-style: inset; border-color: gray; border-left: none; border-bottom: none; text-align: left;"></td>
        </tr>
    </tbody>
</table>

Guardé el fichero, lo abrí desde un navegador, seleccionar todo, copiar… y pegar en la nota de Evernote. Voilá! Ahora ya tengo la tabla con el estilo visual que yo quiero y además puedo añadir o eliminar filas de la tabla desde el propio Evernote, porque heredan perfectamente el diseño de la tabla original. Y puedo seleccionar la tabla desde el editor, copiarla y pegar a otra nota. O crear una nota “base” con una tabla sin datos para duplicarla cada mes.

Time tracking con Evernote - Añadir filas a la tabla Se pueden usar las herramientas integradas para tablas en el editor, para añadir/eliminar filas y columnas.

Lo único que no consigo hacer bien es que por defecto en la columna de “¿Facturado?” aparezca un checkbox de los de Evernote. Pero bueno, no es mucho problema porque se añaden simplemente con un click, :)

Otro tema es cómo cronometrar o medir el tiempo que se invierte en cada tarea. Para esto creo que lo más sencillo es instalar alguna aplicación de temporizador, hay un montón por ahí de diferentes sabores, colores y precios, disponibles para todos los sistemas operativos.

De esta forma me encuentro muy cómodo anotando los tiempos que voy dedicando a cada tarea. El número de horas lo anoto en decimal, es decir, que si trabajo 1h 30min en la casilla anoto 1,5. De esta forma, al final del mes o del plazo que sea puedo copiar la tabla, pegarla en un documento de Numbers o de Excel y como separa muy bien las casillas y columnas, puedo hacer una simple suma en tan sólo unos segundos.

Time tracking con Evernote y Numbers Al copiar y pegar desde Evernote a Numbers queda todo perfecto para hacer una suma de la columna de horas.

Bonus tip:

Para hacer una búsqueda avanzada de todas las libretas con la etiqueta “timetracking” y que tienen algún item en el que el checkbox de “¿Facturado?” está desmarcado, puedes escribir esto en el campo de búsqueda de Evernote:

  • todo:false AND tag:timetracking